Mô tả công việc
1/ Công tác lễ tân:
- Nhận điện thoại, lấy thông tin chuyển line.
- Tiếp khách đến công ty và liên hệ các phòng ban.
- Chuẩn bị phòng họp để tiếp khách
- Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đi và đến.
- Nhận thông tin, tổng hợp, chuyển phát thư/ mẫu gửi đi và đến cập nhật kết quả.
- Đặt xe, vé máy bay, phòng khách sạn… cho các chuyến công tác
2/ Công tác hành chính:
- Quản lý việc sử dụng và đặt mua văn phòng phẩm, hàng tiêu dùng.
- Quản lý việc thanh toán các chi phí hành chính (như tiền thuê nhà, điện, nước, điện thoại,…. Các chi phí phát sinh khác.) nhắc nhở việc sử dụng tiết kiệm điện, nước sinh hoạt cũng như các khoản chi phí thường nhật khác.
- Quản lý và lên lịch sử dụng phòng họp một cách hợp lý.
- Quản lý, theo dõi, nhắc nhở việc thực hiện đúng nội quy của nhân viên
- Quản lý và cung cấp các thiết bị, máy móc, vật tư phục vụ cho công việc của các phòng ban
- Soạn thảo các văn bản, công văn giấy tờ, photocopy hồ sơ thuộc phần việc được giao.
- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ.
- Làm hồ sơ xin visa công tác, khai báo APEC…
- Theo dõi, quản lý giờ giấc của nhân viên tạp vụ, IT
- Tổ chức các sự kiện: sinh nhật, lỷ niệm thành lập công ty, giáng sinh, tất niên…
- Kiểm tra các thiết bị điện, điện thoại, server
- Chuẩn bị quà tặng, hoa chúc mừng gửi nhà cung cấp, đối tác, khách hàng khi có yêu cầu hoặc vào các dịp lễ kỷ niệm, lễ tết.
- Mua hoa và trái cây cúng đầu tuần và các dịp lễ tết cho công ty.
- Rà soát các hợp đồng dịch vụ, làm mới, tái ký, chỉnh sửa
- Rà soát cập nhật quy trình, quản lý hồ sơ, biểu mẫu liên quan
- Lên lịch bảo trì và tổng vệ sinh máy móc toàn công ty.
- Báo cáo chi phí và tình hình sử dụng tất cả các khoản chi cho quản lý trực tiếp
- Cập nhật lưu trữ thông tin, hình ảnh các sự kiện của công ty.
- Giữ bí mật nội dung các công văn giấy tờ, tài liệu…
- Giữ các hồ sơ pháp lý của Công ty do Trưởng phòng giao.
3/ Hỗ trợ các phòng ban khác khi có yêu cầu:
- Hỗ trợ tuyển dụng, tìm hồ sơ, mời phỏng vấn
- Các thủ tục nhân sự như chào đón nhân viên mới, thủ tục thôi việc và thu hồi tài sản.
- Hỗ trợ mua sắm các vật dụng theo yêu cầu của phòng ban.
- Các công việc phát sinh khác theo phân công của QLTT/TBP
Yêu cầu công việc
1/ Trình độ học vấn / Chuyên môn / Kinh nghiệm
- Tốt nghiệp Trung cấp/ Cao đẳng / Đại học chuyên ngành: liên quan đến Kế toán, Tài chính – Ngân hàng, Nhân sự hay các ngành liên quan
- Có kiến thức nghiệp vụ chuyên môn lưu trữ
- Có khả năng giao tiếp tiếng Anh là một lợi thế
- Có từ 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
2/ Phẩm chất cá nhân, thái độ
- Tính cách trung thực, đáng tin cậy, chăm chỉ, cẩn trọng, tỉ mỉ, chính xác
- Có quy củ, có tư duy khoa học và đầu óc sắp xếp.
- Cầu tiến, năng động và có tinh thần trách nhiệm cao
- Hoạt bát, vui vẻ, hòa đồng, thân thiện
- Biết cách xử lý khéo léo và bảo mật thông tin
3/ Kỹ năng cần có
- Kỹ năng giao tiếp tốt, kỹ năng thuyết trình
- Kỹ năng làm việc theo nhóm
- Tư duy phản biện
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Kỹ năng lập kế hoạch và chủ động trong công việc của phòng ban và giữa các phòng ban
- Kỹ năng quản lý thời gian
- Sử dụng thành thạo vi tính & các chương trình Word, Excel, Powerpoint
- Khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh
Lương và phúc lợi
-Lương thỏa thuận theo năng lực
-Ứng viên trúng tuyển được hưởng các phúc lợi sau:
- Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp và năng động;
- Được cấp máy tính xách tay;
- BHXH đóng đầy đủ theo quy định của pháp luật hiện hành; Ngoài ra còn được đóng Bảo hiểm tai nạn 24/24, mức hưởng tối đa 50 triệu/vụ khi ký hợp đồng chính thức;
- Du lịch hàng năm;
- Lương tháng 13;
- Kiểm tra sức khỏe định kỳ;
- Đào tạo & phát triển (Nội bộ và bên ngoài);
- Nghỉ phép hàng năm;
- Tất cả các ngày Lễ, Tết, sinh nhật,… Công ty đều có những chế độ phúc lợi riêng.
Thông tin liên hệ
- Ứng viên gửi CV bằng hệ thống website hoặc gửi email về địa chỉ : hr@goldensandcorp.com.vn
- Hồ sơ gửi bưu điện: Công ty Cổ Phần Thương mại và Tư vấn Cát Vàng – Địa chỉ: Số 10/21 Trần Nhật Duật –Phường Tân Định – Quận 1 – TPHCM
- Hoặc liên hệ BP Nhân sự qua thông tin: Ms. Thảo – (028) 3837 5383 – Số nội bộ: 119
- Fanpage Tuyển dụng: Tuyển dụng Cát Vàng
- Website: https://goldensandcorp.com.vn/